Dicas para otimizar a sua campanha de matrículas de 2023

Aprenda como alcançar melhores resultados com a retenção e captação de alunos na sua escola.

Como está a sua campanha de matrículas de 2023? Essa ação é de extrema importância para a escola atingir as metas de captação e retenção de alunos. Mas, para atingir esses objetivos, ter uma campanha estratégica e bem estruturada é essencial. Dessa maneira, criar um plano que faça sentido para angariar novas famílias pode ser um desafio para os profissionais e escolas envolvidas, visto que é preciso manter um relacionamento saudável com a comunidade escolar; e é importante analisar as finanças para estabelecer o valor da mensalidade e até mesmo o investimento em marketing, considerando a saúde financeira da empresa. Pensando em tudo isso, separamos, neste post, um passo a passo para uma campanha de matrículas bem-sucedida. Está na hora de turbinar a sua campanha de matrículas e garantir um resultado mais positivo. Boa leitura!

Funil de vendas

Você já ouviu falar em funil de vendas? Desde o primeiro contato com a sua marca existe uma jornada até o fechamento de um negócio, nesse caso, da matrícula.

Em cada uma dessas etapas, existem ações importantes que vão te ajudar a aproveitar cada interação com seu público. Basicamente, o funil é o acompanhamento de uma pessoa interessada desde o momento em que ela tem o primeiro contato com a escola até da efetivação da matrícula.

Atrair visitantes

O início desse processo é a fase de atrair as famílias potencialmente interessadas em matricular seus filhos na instituição de ensino.

Realize pesquisas com as famílias que já mantêm seus filhos matriculados na sua escola identifique quais foram os fatores decisivos (preço, localização, qualidade de ensino) para a efetivação da matrícula.

Entenda o motivo pelo qual uma família decide mudar o filho de escola. Saiba onde estão e quem são seus alunos em potencial.

Pesquise onde estão e quem são seus concorrentes, pois é na fragilidade de seu concorrente que você deve ganhar destaque e é na potência dele que você deve buscar a competitividade.

Mantenha seu site e sua rede social sempre atualizados e ativos, destacando os diferenciais da sua escola. Esses canais de comunicação são a porta de entrada para os pais, então é importante não deixá-los abandonados.

O ideal é manter uma constância nas publicações que podem ser de temas diversos, como datas comemorativas ou peças da campanha de matrícula.Responda, o mais rápido possível, às dúvidas que chegam pelos canais de comunicação. A maior parte dos consumidores consulta a internet antes de visitar o local físico. É essencial dar atenção ao ambiente on-line para reforçar os diferenciais da sua instituição. Atualmente, o atendimento nas redes sociais é tão importante quanto o atendimento presencial.

Converse pelos canais de comunicação, na circunstância de pais interessados em matrícula. Nesse caso, proponha o agendamento de uma visita presencial e evite falar de preços e valores até apresentar a estrutura da escola e a proposta pedagógica presencialmente.

Promova ações a fim de atrair a comunidade. Crie um evento específico no qual os alunos podem levar colegas e familiares para conhecerem a escola.Nesse dia, colete depoimentos dos pais que já mantêm seus filhos na instituição e faça com que eles expliquem, na modalidade oral, o motivo de terem escolhido a escola. Isso irá gerar uma recomendação para os visitantes e atrair novos alunos.

Converter oportunidades

Para alcançar a etapa de conquistar as famílias dos potenciais estudantes é preciso encantar.

Tenha uma equipe bem treinada e forneça um atendimento de qualidade para esses pais de potenciais futuros alunos. É crucial que você tenha um time preparado e que conheça a fundo os diferenciais da instituição, a proposta pedagógica e as instalações. Esse time deve manter um roteiro tornando a visita interessante.

Destaque os diferenciais da sua escola. Mostre que a instituição tem infraestrutura e segurança adequadas para atender aos alunos. Apresente o desempenho dos estudantes da escola nos principais vestibulares e exiba os investimentos realizados em recursos inovadores e tecnológicos em sala de aula.

Uma das possibilidades para identificar seus diferenciais está na análise SWOT, uma sigla para as palavras, em inglês, strengths, weaknesses, opportunities e threats, que significam forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Essa análise pode ajudar a reconhecer os pontos fortes e fracos a definir as características da instituição de ensino e a compreender como fatores internos e externos impacto nas atividades da escola.

Em uma análise interna, identifique as forças de sua escola, que podem ser: a localização de fácil acesso; o tempo de mercado; a credibilidade; a história; o convênio com sistema de ensino; e a infraestrutura. Note também as fraquezas, que podem ser: a alta rotatividade de corpo docente; o custo das mensalidades e de manutenção; alta inadimplência; falta de uma boa comunicação com pais e alunos, etc.

Na análise externa, as oportunidades dizem respeito ao crescimento da procura por escolas que oferecem ensino híbrido. Já as ameaças são os novos concorrentes e as mudanças na legislação. Ao final, veja como os itens se relacionam, minimize os pontos negativos e maximize os pontos positivos.

Certifique-se de que seus funcionários estejam vestidos adequadamente com um uniforme ou com uma camiseta que os identifique como colaboradores da escola. O uniforme e a identificação transmitem credibilidade e profissionalismo.

Tenha um ambiente adequado para o recebimento de visitas, como uma sala específica para esse fim, de preferência com um sofá confortável. Oferte água ou café, para que os pais se sintam acolhidos e à vontade.

Prepare uma planilha ou um formulário para que o responsável pelo atendimento recolha os dados básicos de contato da família que está visitando a escola. Esse formulário irá garantir que a escola mantenha o acompanhamento familiar.

Entenda a necessidade e o desejo de cada família, antes de apresentar o projeto pedagógico e o calendário escolar. Foque nos pontos que são mais importantes para cada família.

Providencie feiras de exposição dos trabalhos desenvolvidos pelos alunos. Isso valoriza e estimula quem elaborou os trabalhos e aproxima as famílias de projetos produzidos no cotidiano escolar.

Fechar clientes

Depois de encantar as famílias, chegou a etapa de fechar o contrato de matrícula.

Pesquise e entenda quais pontos motivaram as famílias interessadas a tomarem a decisão de matricular ou não seus filhos na instituição de ensino.

Tenha em mãos um material personalizado para reforçar os diferenciais de sua escola. Insira esse material juntamente com o contrato dentro de uma pasta ou envelope.

Fidelização e rematrículas

Agora que essas famílias já fazem parte da sua instituição, é hora de fidelizar essas novas famílias. Faça isso por meio de algum material de boas-vindas e entregue para os alunos.

Divulgue promoções como: “indique a escola para um amigo ou familiar e ganhe desconto na mensalidade”, por exemplo.

Possua parceiros que atuem como defensores da sua marca. Esses parceiros podem ser importantes aliados dentro e fora da escola ao compartilhar a satisfação com o serviço oferecido pela sua instituição de ensino.

A maioria dos consumidores afirmam que confiam totalmente na indicação de um amigo ou familiar na hora de contratar algum tipo de serviço, acima de qualquer propaganda oficial. Então, vale a pena investir nesses defensores de marca.

Elabore uma política de descontos no valor das mensalidades. Isso também pode ajudar na fidelização, mas desde que ela tenha critérios claros de concessão, como vínculo (para alunos com maior tempo de casa ou com familiares na escola, por exemplo); mérito (para estudantes com bom desempenho escolar); e antecipação (para aqueles pais que fazem pagamentos semestrais ou anuais).

Determine um período para incentivar a rematrícula. Analise a base atual de alunos e verifique os dados contextuais do pedagógico ao administrativo. Isso permite identificar quais alunos têm baixa ou alta probabilidade de rematrícula. Foque seus esforços nos estudantes com menos chances de renovação.

Mensuração de resultados

Após o fim da campanha de matrículas e rematrículas, a sua escola pode usar diversas métricas para mensurar os resultados obtidos:

O Custo de Aquisição de Clientes (CAC) permite estimar o valor gasto pela escola para conquistar cada um dos novos alunos. Para realizar esse cálculo, faça um levantamento de custos com marketing e comunicação durante a campanha, com dados sobre salários, fornecedores, eventos e publicidade. Depois, faça o mesmo com as despesas de vendas e atendimento. O CAC será obtido por meio da soma dos dois resultados dividido pelo número de novos alunos que fizeram a matrícula na escola.

O Retorno Sobre Investimento (ROI) avalia os ganhos da empresa a partir dos investimentos feitos em marketing. Para calcular o ROI você deve subtrair o valor de investimento da receita obtida e, em seguida dividir o resultado da operação também pelo valor investido. Por exemplo, se a sua escola conquistou 50 mil reais e investiu 10 mil reais, seu ROI será 4, o que significa que o seu retorno foi equivalente a quatro vezes o valor investido.

O Custo Por Lead (CPL) calcula o valor pago por cada lead obtido (cliente em potencial). Lead é um contato que você obteve por meio de um formulário on-line preenchido pelo cliente em potencial. O cálculo é feito por meio da divisão do valor gasto com a ação pelo número de leads recebidos.

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